Проблемы связанные с информационными потоками. Методы управления информационными потоками организации
Информационный поток - это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.
Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.
Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.
Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.
Сообщения. составляющие информационные потоки. выполняются на разных носителях.
→ бумажных документах традиционного типа;
→ электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах);
→ устные:,
→ телефонные;
→ речевые (общение без телефона).
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков в зависимости:
→ от вида связываемых потоком систем:
горизонтальный (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);
вертикальный (информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);
→ места прохождения:
внешний (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);
внутренний (информационные потоки - сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);
→ направления по отношению к логистической системе:
входной (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);
выходной (информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);
→ срочности
обычные;
срочные (соответствующая пометка "срочная" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);
очень срочные - "молнии" (соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);
→ конфиденциальности (секретности):
обычные;
→ значимости для информационных потоков почтовых сообщений
простые;
заказные (принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);
ценные (имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения);
→ скорости передачи:
традиционные (почтовые сообщения);
быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);
→ области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):
местные;
иногородние;
дальние;
международные.
Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.
2 Информационный поток характеризуется такими показателями. как:
→ источник возникновения;
→ направление движения потока;
→ скорость передачи и приема;
→ интенсивность потока и др.
Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок.
→ по источнику возникновения;
→ направлению;
→ объему;
→ периодичности;
→ порядку согласования;
→ порядку утверждения;
→ срокам действия;
→ порядку хранения и др.
Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.
По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня - равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним- руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.
Направление информационного потока трактуется и по другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.
Информационный поток – это совокупность циркулирующих в системе организации сообщений, необходимых для управления и контроля. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.
Виды информационных потоков
Современное предприятие насквозь пронизано материальными потоками, то есть движением материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции.
Информационные потоки на современном предприятии генерируются материальными потоками и представляют собой потоки сообщений в речевой, документированной и других формах между звеньями организационной структуры компании и между компанией и внешней средой. В самом общем виде можно выделить:
1. Логистический блок.
2. Стратегический блок.
3. Финансовый блок.
Рассмотрим примерное содержание информационных потоков. Первой обозначим информационную модель одной из важных сфер деятельности предприятия - логистический блок (рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 - Информационная модель процесса управления закупками
Согласно современным исследованиям информационную модель процесса управления закупками рассматривают состоящей из нескольких составных частей.
Первый блок - входящей информации:
1. "Данные по запасам" - база данных по имеющимся запасам.
2. "Заявки предприятий" - поданные заявки на снабжение.
3. "Планируемый объем производства, услуг" - производственная программа.
4. "Информация по источникам снабжения" - справочники, базы данных и прочие источники информации по поставщикам.
5. "Информация о ходе исполнения заказа, контракта" - информация, предоставляемая о ходе исполнения заключенных контрактов на поставку продукции.
6. "Поставляемая продукция" - поставляемая по контракту продукция.
Второй блок - выходящая информация:
1. "Отклоненные заявки" - отклоненные по различным причинам заявки подразделений (необоснованность, невозможность реализации, отказ поставщиков и прочее).
2. "Контракты, договора" - заключенные контракты на поставку.
3. "Финансовые документы" - финансовая документация по заключенным контрактам (авансовые счета, счета к оплате).
4. "Товары на склад" - поступление товаров, прошедших входной контроль, на склад.
5. "Возврат товаров" - возврат некачественных или не соответствующих контракту товаров поставщику.
6. "Обновленные данные по запасам" - уточненная информация по запасам в базе данных.
Блок управления включает:
1. "Нормы снабжения" - установленные нормы расхода материалов (справочники, руководства и т.д.).
2. "Допустимые условия закупок" - приемлемые условия поставки (стоимость, срок и проч.).
3. "Долгосрочные соглашения" - установленные долгосрочные соглашения, партнерские связи и прочие сложившиеся условия поставок.
4. "Стандарты качества" - установленные стандарты качества.
Подразделения, работающие с данными информационными потоками, показаны также на рисунке 2.5. Это - "Отдел логистики", "Планово-экономический отдел" ("Отдел планирования"), "Бухгалтерия" и "Склад"; кроме того, заказывающие подразделения, подающие заявки на снабжение ("Производство" и другие).
Глава 2. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота
2.1. Информационные потоки предприятия: структура и особенности построения
В целом информационное поле предприятия можно подразделить на собственное и внешнее. Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить 1:
Данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;
Первичные документы бухгалтерского, торгового и оперативного учета;
Приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев (письменные и устные);
Данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);
Результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности;
Другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия).
Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном зависит только от позиции самого предприятия (в первую очередь, руководства). Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии. И все-таки оптимизация внутреннего информационного поля предприятия задача достаточно простая по отношению к внешнему полю.
Дело в том, что собственное поле формируется за счет внутренних источников информации, которые легко можно проверить на полноту и достоверность. В случае внешнего поля это отнюдь не гарантировано. Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных:
Законы, указы, приказы и другие нормативные документы федерального уровня;
Нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);
Комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет);
Данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);
Данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);
Информация от клиентов (обратная связь);
Выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок.
Кратко перечислим основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля.
Частичность информации. В ряде случаев источник дает не всю информацию, а какую-то ее часть. При этом непонятно, где и как можно найти недостающую информацию.
Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в Интернет) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной. Тем не менее, других источников может не быть, и тогда приходится либо учитывать такую информацию, либо отказываться от нее.
Противоречивость информации. Одни источники противоречат другим, причем нельзя однозначно определить достоверный источник.
Избыточность информации. Информация слишком подробна, и на выделение из нее необходимой для бизнеса части необходимы значительные усилия.
Разнородность информации. Информация из разных источников поступает в различном виде (на бумаге, устно, по электронной почте, в виде графиков и таблиц, в виде Интернет-файлов разной кодировки и т.д.). Достаточно сложно организовать унификацию такой информации для дальнейшего хранения и обработки по единой технологии.
Как видно даже из этого краткого перечня проблем, формирование и поддержание в хорошем состоянии информационного поля предприятия – весьма непростая задача. Тем не менее, решать ее приходится, так как цена серьезной управленческой ошибки неизмеримо выше.
Справится с внешним и внутренним потоком информации так, чтобы руководитель мог принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, - в этом состоит цель информационно-управляющей системы (ИУС).
В большинстве случаев информационно-управляющие системы компаний чаще всего достаточно ус-пешно использовались лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно сла-бо пересекающихся с общей линией развития компании.
Принципиально новая комплексная концепция создания корпоративной информационной системы (КИС) в отличие от большинства существующих на сегодняшний день ИУС должна быть ориентирована на решение стратегических задач компании, в числе которых снижение затратных частей бюджета и себестоимости продукции, повышение эффективности управ-ления и обеспечение ее инвестиционной привлекательности, ук-репление существующих рынков сбыта и освоение новых видов деятельности. Таким образом, можно сказать, что эта корпора-тивная система является той платформой, на основе которой строится новая, усовершенствованная модель ведения бизнеса компании - бизнеса прибыльного и высокорентабельного, обес-печивающая компании выход на новый уровень конкурентоспо-собности.
Предлагается рассмотреть отличительные особенности ИУС и КИС (рисунок 2.1.).
Таким образом, информационно-управляющие системы чаще всего достаточно ус-пешно используются лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно сла-бо пересекающихся с общей линией развития компании.
В отличие от ИУС, в числе компонентов КИС, обеспечивающих эффектив-ную деятельность компании в целом, - единая система управле-ния компанией, автоматизированные системы управления техно-логическими процессами, сетевые и телекоммуникационные комплексы системы передачи телеметрической информации, си-стемы жизнеобеспечения, Internet и Intranet-решения.
Корпоративная информационная система стро-ится как единый комплекс программно-технических и организационных решений, охватывающих все производственные, тех-нологические, финансовые и хозяйственные процессы и объеди-няя все подразделения предприятия в единое информационное пространство.
Круг конкретных задач, решаемых в результате создания со-временной информационной системы, включает:
Объединение в единое информационное пространство боль-шого числа территориально удаленных друг от друга объектов и подразделений компании;
Высокоскоростную передачу по каналам связи любых видов информационных потоков;
Поддержку деятельности всех подразделений и объектов предприятия;
Автоматизацию всех технологических и бизнес-процессов компании, оперативный контроль и управление процессами про-изводства, транспортировки и сбыта, взаиморасчетов с потреби-телями и поставщиками, управление персоналом и т.д.;
Мощные средства обработки и анализа получаемой ин-формации, расчет плановой и фактической себестоимости про-дукции;
Обеспечение необходимого уровня безопасности и защиты информационных ресурсов предприятия.
Рисунок 2.1. – Процесс трансформации информационно-управляющей системы предприятия в корпоративную информационную систему
Главным итогом внедрения корпоративной информационной системы должно явиться создание на предприятии эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого корпорация выхо-дит на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.
Она повышает доходность за счет:
Налаживания платежной дисциплины и четкого контроля за расчетами, дебиторской и кредиторской задолженностью и пла-тежами по ним;
Эффективного управления всеми видами ресурсов и созда-ния гибкой системы их стратегического и оперативного планиро-вания.
Снижение затрат происходит за счет:
Оптимизации учетной и налоговой политики, внедрения чет-кого механизма расчета и выплат налогов;
Возможности оперативного перераспределения материаль-ных потоков.
При этом повышается инвестиционная привлекательность за счет использования общепринятых мировых стандартов учета и полной «прозрачности» финансово-экономических потоков для инвесторов и кредиторов, а так же качество и оперативность ра-боты каждого подразделения предприятия. Последнее происхо-дит за счет:
Создания единого информационного пространства для тех-нологических и бизнес-систем, создания единой базы знаний предприятия;
Внедрения внутрикорпоративных стандартов и использова-ния единой технологии обработки информации на всех уровнях управления;
Внедрения систем электронного документооборота, позво-ляющего рационально организовать внутренние и внешние ин-формационные потоки;
Организации четкого персонального контроля за исполне-нием приказов, поручений.
Формирование единого информационного поля деятельности компании опирается на получение информации из разных источников. Поэтому для обеспечения ее эффективного использова-ния должен учитываться ряд принципов, гарантирующих резуль-тативность информационного обеспечения. При организации ин-формационного обеспечения необходимо исходить из ряда ос-новных положений (принципов).
Принцип взаимодействия. Под ним понимаются основные руководящие положения, которые опосредуют цель, содержание и формы делового сотрудничества на предприятии.
Принцип законности. Под ним понимается повсеместное, безусловное и точное исполнение всеми должностными лицами и подразделениями действующего законодательства.
Принцип паритетности (равноправия) сторон и разделения их компетенции.
Принцип конфиденциальности. Ценность и конфиденциаль-ность основной массы информации, использующейся при инфор-мационном взаимодействии, предполагает необходимость нераз-глашения государственной, служебной и коммерческой тайн, иных сведений, охраняемых законом, обеспечения полноты и до-стоверности данных.
Принцип компенсационности. Вопрос о компенсации огова-ривается в отдельных договорах либо в соответствующих норма-тивных актах.
Принцип информационной совместимости. Без внедрения информационных технологий невозможно эффективное взаимо-действие между подразделениями. При обработке огромных мас-сивов разнообразной информации технические средства, выпол-няющие эту задачу, должны «понимать» друг друга, что достига-ется за счет общих принципов информационной совместимости. Данный принцип должен закладываться в основу разработки всех сложных информационных систем, связанных с необходи-мостью их взаимодействия.
Корпоративной информационной системе для управления средней или крупной компанией должны быть присущи следую-щие признаки:
Высокая функциональность;
Модульная архитектура;
Высокая производительность;
Высокая гибкость в соответствии с требованиями заказчика;
Гибкая конфигурация рабочего места;
Централизованное разграничение полномочий пользова-телей;
Полное соответствие нормативным и законодательным актам;
Ориентация на доступные технические и программные сред-ства.
Функциональная структура информационной системы компании представлена на рисунке 2.2.
Рисунок 2.2. – Внутренняя структура информационной системы промышленного предприятия
В рамках подсистемы «оперативный учет» реализуются сле-дующие функции:
а) сбыт: ведение договоров на поставку продукции; формиро-вание приказов на отгрузку продукции; передача данных в кон-тур финансового учета; установление связи с таможенными дек-ларациями (ГТД); печать приказов и страховых квитанций; фор-мирование отчетности по отгрузке продукции; ведение «кредит-ной линии» клиента;
б) склады сырья и материалов: оформление приходных и рас-ходных документов; оформление накладных на внутреннее пере-мещение; оформление товарно-транспортных накладных; учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов; формирова-ние данных для секторов расчетов с поставщиками и подрядчика-ми, формирование отчетности по движению ТМЦ;
в) система учета передвижения железнодорожного транспор-та: учет лицевых счетов; учет расходов за услуги железной доро-ги; контроль ожидаемых зачетов и денежных средств в пути; формирование отчетной документации и др.
В подсистеме «управление финансами» реализуются следую-щие виды работ:
а) дебиторы/кредиторы: расчеты с дебиторами за отгружен-ную продукцию; проведение операций взаимозачета; проведение вексельных операций; учет экспортных контрактов; анализ де-биторской и кредиторской задолженности;
б) банковские операции: оформление банковских докумен-тов; учет остатков средств на счетах; операции по продаже/по-купке валюты;
в) планирование и финансовый анализ: составление сводного бюджета компании и контроль его исполнения; детализирован-ный анализ финансового состояния компании; контроль учета денежных средств в выручке компании;
г) бухгалтерский учет: автоматическое формирование прово-док в главной книге на основе первичных документов, гибкая на-стройка плана счетов бухгалтерского учета, формирование всех бухгалтерских проводок в системе, формирование бухгалтерско-го баланса.
В подсистеме «производство» реализуются следующие функции:
а) калькуляция плановой себестоимости продукции гибкая настройка производственной программы, расчет потребности в полуфабрикатах, формирование сводной и развернутой кальку-ляции, расчет коммерческой себестоимости, анализ рентабель-ности, сравнительный анализ себестоимости,
б) расчет и анализ производственной себестоимости, фор-мирование и анализ производственной себестоимости продук-ции по статьям затрат, анализ затрат на 1 рубль товарной про-дукции, сравнительный анализ плановой и фактической себе-стоимости;
в) склад готовой продукции, учет поступления продукции на склад, учет расхода готовой продукции, формирование сводок по движению готовой продукции.
В подсистеме «основные средства» реализуются функции:
а) учет основных средств, подготовка документации по по-ступлению, выбытию и перемещению основных средств, расчет амортизационных отчислений; учет движения основных средств, формирование возрастной структуры оборудования и др.;
б) реализация и прочее выбытие основных средств, подготов-ка счетов-фактур, учет выручки от реализации основных средств, формирование отчетности.
В подсистеме «администратор системы» реализуется:
а) управление доступом гибкая настройка полномочий поль-зователей в подсистеме, организация пользовательских групп, ограничение доступа к данным отдельных подразделений;
б) целостность данных; система специализированных про-граммных средств, направленных на поддержание логической и физической целостности данных системы; операционный мони-торинг действий пользователей; статический контроль активно-сти пользователей;
в) мониторинг ошибок регистрация системных ошибок; кон-троль возникновения, анализ причины; сохранение контекста ошибок разработчика;
г) управление печатной отчетностью;
д) конфигурация параметров системы: настройка на «вла-дельца системы»; настройка на специфику учета и организации хозяйственной деятельности, настройка системных параметров системы; настройка размещения данных.
Внутреннее управление информационными потоками предприятия базируется на понятии документооборота.
Успех управленческой деятельности в значительной степени за-висит от того, насколько быстро и качественно происходит обработ-ка всей необходимой документации, движение которой осуществля-ется по определенным маршрутам от места составления или поступ-ления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называет-ся документооборотом 1 . Он должен быть организован таким обра-зом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Порядок движения документов можно представить следующим образом (рисунок 2.3).
Рисунок 2.3. – Схема движения документов на предприятии
Правильная организа-ция работы с документами зависит от того, насколько четко разде-лены функции и обязанности между работниками предприятия. Точ-ное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с доку-ментами.
В соответствии с целью создания документы подразделяются на:
Распо-рядительные (приказ, указание);
Организационные (положение, устав, инструкция, протокол);
Информационно-справочные (справ-ка, докладнаяили объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, командировочное удос-товерение);
Личные (автобиография, заявление, доверенность).
В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:
Внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;
Входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;
Исходящие (отправляемые в другие организации) – письма, планово-отчетная документация.
Документы распределяются в организации в соответствии с фун-кциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инст-рукциях исполнителей.
Обработка входящих документов.
Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в орга-низацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены толь-ко на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуще-ствляться в день их поступления в организацию.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и не-регистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых докумен-тов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, отно-сятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошю-ры, журналы), сообщения о встречах и т.п.
На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления доку-мента, его номер.
Входящие документы проходят предварительную обработку в кан-целярии, где их распределяют на потоки:
Руководителям организации – для обязательного рассмотре-ния;
Структурным подразделениям – для исполнения. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет ис-полнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резо-люции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке испол-нения документа заносятся секретарем-референтом в регистрацион-ный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Ког-да работа над документом завершена, на документе про-ставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-рефе-ренту для подшивки в дело.
Обработка исходящих документов.
Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:
Составление проекта документа исполнителем;
Согласование проекта документа;
Проверка правильности оформления проекта документа;
Подписание документа руководителем;
Регистрация документа;
Отправка документа адресату;
Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными под-разделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложе-ния к нему, правильность оформления документа, наличие необходи-мых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземп-лярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составля-ются в одном экземпляре.
Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исхо-дящих документов.
Экспедиционная обработка исходящих документов включает сор-тировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в от-деление связи.
Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их под-готовка и оформление осуществляются в соответствии с общими пра-вилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы.
Отчетность состоит из многочисленных обобщенных, детализированных и особых справок, представляющих собой информационное сопровождение логистических операций. Движение информационного потока, связывающее между собой все эти компоненты, происходит по коммуникационным каналам.
Логистические информационные потоки характеризуются:
· неоднородностью (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна). Следует отметить, что под однородностью в линейном программировании и, в частности, в транспортной задаче понимается неограниченная возможность перевозки продукции из любого пункта отправления в любой пункт назначения.
Применительно к процессу движения информации внутри логистической системы требование однородности также предполагает неограниченную возможность передачи любого документа в любое структурное подразделение аппарата управления;
· множественностью подразделений - поставщиков информации;
· множественностью подразделений - потребителей информации;
· сложностью и трудностью практической обозримости информационных маршрутов;
· множественностью числа передач единиц документации по каждому маршруту;
· многовариантностью оптимизации информационных потоков.
Методически важным с точки зрения логистики является определение взаимодействия материального и информационного потоков. Всегда считалось, что материальный поток генерирует информационный, т. е. постулировалась первичность материального потока. Однако современные информационные технологии изменили последовательность взаимодействия материального и информационного потоков, и в настоящее время различают три варианта их взаимодействия.
1. Информационный поток опережает материальный. В этом случае от информационного потока поступают сведения о достижении материальных потоков (прямое направление) или он содержит сведения о заказе (встречное направление).
2. Информация сопровождает материальный поток, движется одновременно с ним. Этим потоком идут сведения о количественных и качественных параметрах материальных потоков, что позволяет правильно и быстро оценивать их состояние и принимать необходимые регулирующие решения.
3. Информационный поток отстает от материальных потоков. В это случае информация служит только для оценки результатов.
Любая логистическая компания, и не только нуждается в рекламе. Реклама малого формата отлично подойдёт для развивающихся компаний, с небольшим рекламным бюджетом. Для того чтобы название фирмы, магазина или организации достаточно примелькалось глазу потенциального потребителя, нет ничего лучше, чем напоминать ему о своём существовании в стенах его родного дома.
Логистические компании очень тесно связаны с потребительским рынком - это грузоперевозки, доставка продуктовых и промышленных товаров, склады, в том числе и оптовые, мелкооптовые, а это малый бизнес и соответственно реклама очень актуальна не только на больших стендах, но и реклама на подъездах, листовки в почтовых ящиках и т. д.
1. Объектом работы информационной логистики является информационный поток.
Информационный поток - это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.
Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.
Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.
Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.
Сообщения. составляющие информационные потоки. выполняются на разных носителях.
→ бумажных документах традиционного типа;
→ электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах);
→ устные:,
→ телефонные;
→ речевые (общение без телефона).
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков в зависимости:
→ от вида связываемых потоком систем:
горизонтальный (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);
вертикальный (информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);
→ места прохождения:
внешний (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);
внутренний (информационные потоки - сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);
→ направления по отношению к логистической системе:
входной (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);
выходной (информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);
→ срочности
обычные;
срочные (соответствующая пометка "срочная" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);
очень срочные - "молнии" (соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);
→ конфиденциальности (секретности):
обычные;
→ значимости для информационных потоков почтовых сообщений
простые;
заказные (принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);
ценные (имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения);
→ скорости передачи:
традиционные (почтовые сообщения);
быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);
→ области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):
местные;
иногородние;
дальние;
международные.
Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.
2 Информационный поток характеризуется такими показателями. как:
→ источник возникновения;
→ направление движения потока;
→ скорость передачи и приема;
→ интенсивность потока и др.
Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок.
→ по источнику возникновения;
→ направлению;
→ объему;
→ периодичности;
→ порядку согласования;
→ порядку утверждения;
→ срокам действия;
→ порядку хранения и др.
Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.
По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня - равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним- руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.
Направление информационного потока трактуется и по другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.
Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока- учет географического или территориального адресата его назначения: на Крайний Север, Дальний Восток, Украину и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.
Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них - учет размеров потока по числу: документов; листов в потоке; страниц в потоке; пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков.
Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. При нем объем потока определяют числом строк в документе - документо-строк или числом слов в сообщении - телеграммах.
Третий способ - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в магнитных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.
Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки - разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть ранее или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой. Такова, например, отчетность по движению материальных ресурсов.
Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.
Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается (подписывается) определенными лицами: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т. д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.
Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Таковы лицензии, квоты, право на место в транспортном средстве, некоторые уведомления о возможности заказа, праве на востребование похищенного груза и др. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия.
Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояния их движения к заданному месту доставки.
Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме.
Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др.
3. Управлять информационным потоком можно 1 .
→ изменяя направление потока;
→ ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
→ ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
4. Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).
Часто информационные и материальные потоки протекают в разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Тогда материальный поток считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.
Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а материальный поток находится еще в пути следования. Такие документы фиксируются как основание для учета "запасов в пути" и после прибытия груза сверяются с его составом и объемом.
Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда.
Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.
Загрузка...
